セルフストレージの運用を管理するための適切なソリューション

セルフストレージ管理ソフトウェアの台頭により、施設を効果的かつ効率的に運営することは、間違いなくかつてないほど容易になっています。紙とペンでビジネスを行うことは技術的にはまだ可能ですが、ソフトウェアソリューションは見過ごすにはあまりに有利なものです。課題は、お客様のニーズに合ったソフトウェアを選択することです。ここでは、その決断に役立つ最も重要な意思決定要因を紹介します。

ストレージ運用を管理するために考慮すべきポイント

ストレージの更新という選択

セルフストレージビジネスを管理するための適切なソフトウェアを持つことは、非常に重要です。確立された大規模な事業を営んでいる場合でも、始めたばかりでも、それぞれのニーズに合った適切なソフトウェアソリューションを見つけることができる必要があります。既存の古いソフトウェアを使用している場合でも、変更や更新の時期が来ている可能性があります。そのソフトウェアが何年前のもので、どれくらいの頻度で更新されているのかを考えてみてください。最後の更新からしばらく経っている場合は、より新しい、より完全なソフトウェアに移行する時間かもしれません。また、ソフトを使えばもっと簡単に、あるいは自動的にタスクを完了できるはずなのに、手動でタスクを完了させているようなら、間違いなくアップグレードの時期が来ていると考えてください。

新しいソフトウェアを導入することを決めたのであれば、既存のプログラムの動作が鈍くなったり、動かなくなったりする前に、早めに導入するようにしましょう。また、既存のソフトウェアがビジネスとしてのニーズに合わなくなる前に、新しいソフトウェアを導入するのに十分な時間があることを確認してください。

譲れないソフトウェアの機能

代替製品の候補を調査する際、譲れない、あるいは破格と考えるべき機能があります。顧客関係管理、タスク管理、価格設定と値引き、コミュニケーション、会計、レポート、施設監視ツールなどです。もし、これらの基本的かつ不可欠な機能がないプログラムに出会ったら、他をあたることをお勧めします。さらに、アクセスやセキュリティなど、施設内の他のシステムとの統合が容易なシステムであることも重要です。様々なオペレーションシステムを統合することは重要であり、オペレーションをより効率的にすることができます。

最近のパンデミックを考えると、非接触型の機能も優先されるべきです。これには、非接触型決済や、非接触型ムーブイン／ムーブアウトのオプションが含まれます。もう一つの重要な検討事項は、支払いオプションです。適切なものを選択することで、お客様も自分もより楽しい体験ができ、支払いに関する問題が発生した場合にも、双方にとって解決しやすくなります。

クラウド型かスタンドアローン型か？

ソフトウェアソリューションの調査において、クラウドベースかスタンドアローンかということは基本的な検討事項である。Windowsによるスタンドアロン・ソフトウェアが主流であり、現在も使用されていますが、その人気はかなり落ちています。スタンドアロン型では、施設のデータとソフトウェアはコンピュータにローカルに保存され、バックアップは外付けハードディスクに手動で行われます。一方、クラウドベースのソフトウェアソリューションでは、データは外部のサーバーやネットワークに保存され、必要に応じて、または将来的に別の施設間で複製することができます。

スタンドアローン型のソフトウェアは、悪意のある攻撃や不慮の事故によってデータが失われる可能性があるため、衰退の一途を辿っています。クラウドベースの技術は、データが常に利用可能であり、単一の場所やデバイスに縛られることがないため、事故や災害の際にも非常に安全です。また、ソフトウェアがオンラインでホストされているため、自動的にアップデートが行われ、他の現代的なソフトウェアプロバイダーも簡単にシステムに統合することができます。全体としては、クラウドベースのソフトウェアがより有利ですが、運用の好みからスタンドアローンのソフトウェアを好む人もいるでしょう。

特殊用途向けストレージ

ソフトウェアを選択する際のもう一つの考慮点は、あなたの施設が提供する可能性のある特殊なストレージオプションに対応し、適応できるかどうかを理解することです。どのソフトウェアもユニットや鍵の基本的な価格設定には対応しているはずですが、RV用ストレージの電気接続など特殊なアイテムの変動価格を管理できないものや、車両登録やRV保険用の正しいデータフィールドを提供しないものもあります。選択したソフトウェアが、提供するさまざまな特殊サービスを効果的に管理できるものであることを確認してください。移動式倉庫、ワイン倉庫、バレー倉庫など、他の種類のサービスを提供する場合は、さらに考慮すべき機能要件が追加されます。

使いやすさ

ソフトウエアは、その機能だけでなく、あなたにとってもお客様にとっても使いやすいものであることが大切です。たとえすべての機能を備えたプログラムであっても、お客様やスタッフが効率的に操作し、実行することができなければ、その効果は発揮されません。ほとんどのプロバイダーはデモを提供しており、ソフトウェアが自分に合っているかどうか、あるいは学習曲線が急すぎるかどうかを確認する簡単な方法となっています。デモの間にプログラムをマスターする必要はありませんが、最も楽しめる機能を確認したり、想定される状況を再現したりして、ソフトウェアがあなたのニーズに合うかどうかを確認するのに役立ちます。

ソフトウェアのコスト

低コストであることは間違いなくプラスですが、明らかにそれがあなたの決断のすべてであってはなりません。価格を比較するときは、雑多なことを恐れる必要はありません。プロバイダーからの見積もりには、あなたが必要とするすべての機能が含まれていることを確認し、アスタリスクや小さな文字でタグ付けされていないことを確認します。そのプロバイダーが過去にコストアップをしたことがあるかどうか、現在そのソフトを使用しているユーザーに聞いてみるのもよいでしょう。また、新しいソフトウェアが時間の節約という点で、どのような利点をもたらすかについても検討しましょう。

ローカライゼーションについて

重要でありながら、当初は見過ごされがちなのが、ソフトウェアがお客様のニーズに合わせてうまくローカライズされているかどうかという点です。複数の言語、通貨、税率、決済ゲートウェイ、会計処理に対応しているかどうかを検討します。ある国で有効なものが、別の国でも理想的であるとは限りません。

適切なセルフストレージソフトウェアを選択することは、時に面倒であり、1つのサイズですべてのソリューションに対応できるわけではありません。しかし、自社の事業規模を把握し、提供するサービスのニーズを十分に理解し、自社の将来計画を立てることが、自社と自社のビジネスに最適な管理ソフトウェアを選択するための最良の指針となるはずです。

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